Generarea de documente pe bază de șabloane reprezintă un ajutor de specialitate – atunci când un angajat solicită un document, tu îl ai la îndemână. Asta îți permite să te concentrezi pe ceea ce este cu adevărat important în activitatea ta. Funcționalitatea oferită de platforma Oraroo vine în întâmpinarea nevoii de eficientizare pentru responsabilii de resurse umane. Ușurința și viteza de completare câștigă timp și elimină erori.
Activitatea zilnică a unui manager se împarte între sarcini de rutină și provocări noi pe care e important să le gestioneze eficient. Pentru asta timpul este o resursă esențială, mai ales în activitățile recurente care, dacă sunt luate de la zero de fiecare dată, devin contraproductive.
Unul dintre procesele utile în HR, care salvează din timpul responsabilului de resurse umane, este generarea de documente pe bază de șabloane. O dată create, aceste documente tipizate permit emiterea rapidă de documente profesionale care au un aspect unificat și coeziv.
- Sunt ușor de utilizat: formatul prestabilit nu necesită decât completarea câmpurilor cu datele variabile ce țin de fiecare angajat în parte.
- Oferă consecvență și uniformitate: standardizarea face comunicarea mai clară și eficientă.
- Reduc timpul de emitere: nu mai este necesară crearea de la zero a documentelor de fiecare dată când sunt necesare.
- Creează bune practici: oferă o modalitate de organizare a informațiilor dovedite deja eficiente.
- Elimină potențialele erori.
Emiterea diverselor tipuri de adeverințe poate genera timpi lungi de documentare pentru crearea conținutului specific scopului fiecărui tip de document. La fel și popularea cu datele salariatului care, la rândul lor, necesită timp de căutare în actele din dosarul angajatului.
Oraroo este un instrument de creștere a productivității și eficientizării activității în companii, inclusiv prin gestionarea generării documentelor. O bună parte din ele sunt specifice activității departamentului de HR și au anumite forme standard.
Totul se face mult mai ușor prin selectarea unul șablon care te scutește de activitatea de căutare și realizare a conținutului documentului și, pe baza câmpurilor din aplicație, ți le și completează. Iar timpul de emitere al unui astfel de document scade de la zeci de minute la doar 1-2 minute.
Tipurile de documente și modelul de șablon sunt definite de compania client, iar echipa Oraroo le încarcă și le pune la dispoziție în platformă. Această funcționalitate poate fi folosită cel puțin din două locuri:
1. În secțiunea Angajat unde selectezi Generează document
Aici poți emite diverse tipuri de adeverințe – de angajat sau CAS, declarații – de salariat pentru angajare sau de domiciliu, cereri – de demisie cu preaviz, fișe de post și altele în funcție de nevoile specifice ale companiei.
Poți avea și situații în care șabloanele preiau doar o parte din informațiile necesare – cele care se găsesc în câmpurile platformei Oraroo. De exemplu, o adeverință de salariat conține atât date ale angajatului și salariul brut, care sunt în aplicație, cât și date privind plata CASS și alte taxe, care se află în sistemul de salarizare. Și în acest caz, în baza șablonului poți pregăti foarte rapid partea documentului care preia informațiile din Oraroo pentru ca apoi să-l completezi cu datele specifice din sistemul de salarizare.
2. La cererea de concediu
Dacă regula în compania ta este ca această cerere să fie făcută și fizic, atunci aceeași funcționalitate de generare de documente pe bază de șabloane în Oraroo îți permite să o emiți și să o printezi.
În acest caz, solicitarea de cerere de concediu poate fi generată de angajat și, ulterior, accesată ca document pentru printare. Responsabilul de resurse umane poate accesa generarea acestui document din ecranul detaliat la punctul anterior.
Informațiile din platforma Oraroo sunt interconectare în așa fel încât să ușureze și să eficientizeze cât mai mult activitatea în companie. Plusul pe care îl aduce în cazul generării documentelor pe bază de șabloane este integrarea cu Dosarul de angajat. Astfel, toate aceste acte se adaugă automat la dosar, păstrându-l actualizat într-un mod automat.