Călătorii de Afaceri și Deconturi

Angajatul care inițiază o cerere de călătorie în Oraroo, are opțiunea de a-și organiza singur deplasarea (rezervări bilete de avion, hotel, transport etc.) sau optează pentru organizarea călătoriei de către Administratorul de Călătorii de Afaceri. 

• Angajatul își va organiza singur călătoria: cererea sa va fi aprobată doar de către manager, fără a mai fi nevoie de implicarea Administratorilor de Călătorii de Afaceri;
• Angajatul nu își va organiza singur călătoria: cererea sa va fi aprobată de către manager, iar ulterior Administratorii de Călătorii de Afaceri vor fi notificați în vederea organizării cererii solicitate, organizează deplasarea și propun una sau mai multe variante angajatului, având în vedere constrângerile de costuri.

Pentru un caz în care Angajatul nu își organizează singur călătoria, inițierea unei cereri este posibilă din Ecranul Calendarul meu. Angajatul apasă pe butonul ”+” sau selectează data de start și data de final din calendar, apoi alege tipul cererii pe care dorește să o inițieze „Călătorie de Afaceri”. Mai departe, va fi necesar să completeze:

• O scurtă descriere a misiunii;
• Scopul călătoriei: scopurile sunt predefinite de Administratorii de Călătorii de Afaceri, iar angajatul poate alege o opțiune din lista derulantă (ex: Vizită la Client, Conferință, Training etc.);
• Adresa destinației;
• Durata călătoriei: Data plecării și a sosirii;
• Numărul Ordinului de Deplasare (opțional): se generează de către angajat cu click pe lupă din dreptul câmpului

Ulterior completării informațiilor de mai sus, angajatul trimite mai departe cererea de aprobare către managerul direct, care analizează oportunitatea solicitării și o aprobă sau o respinge.

Un flux de aprobare a călătoriilor de afaceri este important pentru companie, deoarece ajută la:

• urmărirea și controlul bugetelor și modul în care acestea sunt utilizate;
• accesul rapid la situația disponibilității angajaților, pentru diverse proiecte sau activități ale companiei, în viitor.

Angajații pot solicita o aprobare pentru călătoriile de afaceri de la distanță, de oriunde s-ar afla, doar folosind platforma Oraroo.

De exemplu, Justin lucrează în București, este trainer și are nevoie să susțină un training la client, într-un alt oraș. Inițiază cererea de călătorie în Oraroo din secțiunea Calendarul meu, completează informațiile necesare, iar ulterior managerul său primește un task de aprobare, pentru a-ș exprima decizia. Dacă managerul este de acord, un administrator de călătorie primește un task, în vederea pregătirii unui plan pentru rezervări și itinerariu, în baza unui buget dat. Ulterior, i-l va prezenta angajatului. Dacă angajatul este de acord, administratorul de călătorii va finaliza pregătirile necesare. În caz contrar, el poate respinge opțiunea propusă și poate solicita un alt plan pentru călătoria sa.

Angajatul poate verifica oricând starea cererilor sale de călătorie din secțiunea Calendarul meu.

Angajații pot trimite de acum și prin email către contul propriu Oraroo documentele aferente cheltuielilor efectuate. Adresa de email către care se trimit documentele este configurată pentru fiecare companie în parte. 

Un angajat care are definită o adresă de email în Oraroo poate trimite de pe acea adresa un email cu fișiere către adresa de email configurată pentru companie.  În funcție de numărul fișierelor transmise, sunt adăugate cheltuieli în secțiunea Cheltuielile mele - Cheltuieli fără Decont.

• Pentru fiecare fișier atașat la email se va crea o cheltuială;
• Dacă fișierele de tip pdf au mai multe pagini, pentru fiecare pagina se va crea o cheltuială;
• Tipuri de fișiere care pot fi transmise prin acest e-mail: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .xls, .docx, .tsx.

Angajații pot ulterior să acceseze cheltuielile adăugate și să editeze, adauge informații sau alte atașamente pe cheltuielile respective în vederea descrierii plăților efectuate. Ulterior ele pot fi adăugate pe deconturi de cheltuieli.

Atunci când cheltuielile sunt efectuate în scopul firmei sau sunt considerate beneficii, angajații / colaboratorii  întocmesc deconturi de cheltuieli.

Până la inițierea decontului de cheltuieli, trebuie încărcate și detaliate cheltuielile. Cu Oraroo, angajații / colaboratorii își pot administra cheltuielile, pe care mai departe le includ în deconturi de cheltuieli ce vor fi transmise spre aprobare către manageri și administratori de cheltuieli.

Fiecare angajat / colaborator are o secțiune proprie de administrare cheltuieli denumită Cheltuielile mele , împărțită în 2 secțiuni:

• Cheltuieli fără decont : unde sunt regăsite cheltuielile care au fost încărcate în aplicație, dar încă nu au fost incluse pe niciun decont;
• Deconturile mele : unde sunt regăsite deconturile de cheltuieli transmise către aprobare, aprobate sau aflate încă în stadiul de ciornă.

Angajatul / Colaboratorul accesează secțiunea Cheltuielile mele și încarcă documentele aferente cheltuielilor prin următoarele metode:

• Cheltuielile pot fi încărcate direct din calculator: click pe butonul „+” pentru a adăuga o nouă cheltuială (dacă se vor selecta mai multe atașamente, acestea vor aparține aceleiași cheltuieli - exemplu: dacă selectăm o Factură Fiscală și o chitanță aferentă respectivei Facturi Fiscale, ambele documente vor aparține aceleiași cheltuieli, fiind vorba de fapt despre aceeași plată efectuată);
• Atunci când aplicația va fi folosită de pe telefonul mobil, există posibilitatea de a face poză pe loc chitanțelor aferente cheltuielilor care se doresc a fi înregistrate. Aceeași regulă este aplicabilă și în acest caz, dacă se vor selecta mai multe atașamente, acestea vor aparține aceleiași cheltuieli;
• Dacă angajații / colaboratorii au definite adrese de email în Oraroo, trimit de pe acea adresă un email cu atașamente către o altă adresă de email definită intern și pentru fiecare atașament existent în email se va crea în Cheltuielile mele o cheltuială.

Ulterior, fiecare cheltuială va fi detaliată în vederea includerii pe decontul de cheltuieli.

Fiecare companie își poate stabili propriul nomenclator de Categorii și Tipuri de Cheltuieli în Oraroo. Nomenclatorul poate fi utilizat în clasificarea cheltuieilor încărcate de angajați. Astfel, compania poate analiza care sunt cele mai frecvente tipuri de cheltuieli înregistrate sau pur și simplu să utilizeze informația spre alte rapoarte sau importuri în softuri utilizate intern.

• Categorii de Cheltuieli - clasificarea cheltuielilor în funcție de scopul efectuării acestora. Exemplu: Călătorii, Cheltuieli Administrative, Alte Beneficii, Cheltuieli Refacturabile Client etc.
• Tipuri de cheltuieli : fiecare tip de cheltuială corespunde unei categorii de cheltuieli (ex: tip de cheltuială : Transport – categorie cheltuială : Deplasări, tip de cheltuială : Cursuri formare profesională – categorie cheltuială : Alte Beneficii etc.)

Angajații încarcă documentele în ecranul Cheltuielile mele și detaliază fiecare cheltuială în parte, pe baza unor câmpuri prestabilite în Oraroo. Ecranul de editare al unei cheltuieli este împărțit în 4 secțiuni:

- Informații de bază : Identificator cheltuială, Descriere, Data cheltuielii, Categoria și Tipul de Cheltuială, Valoarea Totală, Moneda și Valoarea TVA;

- Alte informații adiționale cheltuială : Partea suportată de angajat, Partea suportată de companie, Curs Valutar, Furnizor, Termen de Plată, Călătorie de Afaceri asociată;

- Alte informații adiționale despre Clienți, Proiecte și Contracte : cheltuiala poate fi asociată unui anumit Client, Proiect sau Contract existent în Oraroo. Totodată, se poate stabili dacă cheltuiala este Refacturabilă către Client sau trebuie Decontată de către Client (pas opțional, în funcție de situație);

- Atașamente : documentele încărcate ca și dovadă pentru efectuarea cheltuielii și tipul acestora. Pot fi adăugate mai multe atașamente, care să reflecte aceeași plată (exemplu: Factură Fiscală în valută euro, achitată cu cardul angajatului și Extras de cont care să dovedeasca cursul de schimb la care s-a efectuat plata).

După completarea acestui set de informații, cheltuiala poate fi înclusă pe un decont de cheltuieli și transmis către aprobare.

Pe parcursul detalierii unei cheltuieli, este necesară specificarea tipurilor de documente ce sunt utilizate pentru a dovedi plata respectivă. În Oraroo, se poate seta un catalog de tipuri de documente financiare sau non-financiare. Ulterior, angajații pot stabili pentru fiecare document asociat cheltuielii tipul de document potrivit.

Facturile fiscale, chitanțele, bonurile fiscale sunt considerate documente financiare , iar extrasele de cont, ordinele de plată documente non-financiare . Acestea sunt doar câteva exemple de tipuri de documente, compania își poate seta propria listă, în funcție de procedurile interne.

O cheltuială adăugată în Oraroo poate conține mai multe atașamente. Exemplu: am efectuat o plată cu cardul în valută EUR și doresc să-mi fie decontată suma în valută RON. Atașez la cheltuială factura fiscală și extrasul de cont (2 atașamente), pentru a demonstra valorea sumei de bani achitată și schimbul valutar utilizat.

Pentru fiecare atașament încărcat se va stabili tipul de document ,   astfel:

• Din secțiunea de Editare cheltuială - Atașamente: pentru fiecare atașament se poate selecta din lista derulantă un tip de document - tipurile de documente bolduite sunt documente de tip financiare, iar cele nebolduite non-financiare;
• În partea stângă, deasupra pozei care reprezintă atașamentul, există o listă derulantă de tipuri de documente de unde se poate selecta un tip de document – tipurile de documente bolduite sunt documente de tip financiare, iar cele nebolduite non-financiare.