În contextul modelelor de lucru remote/hibride și a programelor de lucru flexibile, este important, atât pentru companie cât și pentru angajat, să existe o definiție clară asupra ce înseamnă "la muncă".
Membrii echipelor și managerii vor să știe din timp când sunt colegii lor disponibili pentru muncă, când sunt la birou, acasă sau când lucrează de la sediul clienților, și când încep și finalizează munca efectivă.
Angajații vor să aibe cât mai multă flexibilitate în a-și seta programul de lucru, pentru a echilibra în mod adecvat viața profesională și cea personala, și a crea o separare clară între acestea.
Prezența la Lucru
Modul în care lucrăm se schimbă. Cu tot mai mulți oameni care lucrează de la distanță sau de acasă, mediul tradițional de birou devine din ce în ce mai puțin obișnuit. Pentru mulți oameni, aceasta este o schimbare pozitivă – le oferă mai multă flexibilitate și libertate atunci când vine vorba de viața lor profesională. Cu toate acestea, există unele dezavantaje în a lucra într-un mediu hibrid, în care unii oameni sunt la birou, iar alții nu.
Una dintre cele mai mari provocări ale lucrului într-un mediu hibrid este menținerea simțului prezenței. Când ești la birou, este ușor să vezi cine este acolo și cine nu. Dar când oamenii lucrează de acasă sau din locații diferite, poate fi mai dificil să știi cine este disponibil și cine nu. Acest lucru poate face dificilă colaborarea la proiecte sau pur și simplu să purtați o conversație.
Oraroo rezolvă toate acestea, permițând utilizatorilor să-și afirme prezența la locul de muncă (start, break, end) dar și prin posibilitatea de a se integra cu sistemele de control al accesului online. Acest lucru le permite colegilor sau managerilor să fie conștienți când sunt „la muncă” sau nu, indiferent de ce înseamnă cu adevărat „la muncă”.
În condițiile lucrului de la distanță în condiții flexibile, este recomandat ca angajații să semnaleze începutul și sfârșitul programului efectiv de lucru, precum și pauzele luate.
În Oraroo, am implementat o metodă rapidă și intuitivă (buton start, pauză, stop cronometru) pentru a înregistra această prezență efectivă la muncă. În acest fel, managerul direct și echipa pot afla rapid din ecranul "Calendarul Echipei Mele" dacă un coleg poate fi abordat pentru o discutie legată de muncă sau este în timpul lui personal.
Pe măsură ce organizațiile se străduiesc să îmbunătățească securitatea și siguranța angajaților, reducând în același timp costurile, ele apelează la sisteme de acces automatizate pentru a le ajuta să atingă aceste obiective. Aceste sisteme pot furniza date de prezență valoroase care pot fi utilizate pentru a îmbunătăți securitatea, siguranța și eficiența, reducând în același timp costurile.
Folosind funcționalitatea standard de import, astfel de date pot fi încărcate în Oraroo, apoi utilizate pentru analize suplimentare de către manageri, pentru a putea compara cu pontajele raportate, orele suplimentare etc. Ca parte a pachetului Enterprise, un import de astfel de date poate fi, de asemenea, automatizat, astfel încât poate ajunge în Oraroo în timp aproape real, oferind colegilor vizibilitate asupra prezenței și oportunități imediate de colaborare.
Locul de Desfășurare a Muncii
Locul de muncă modern nu mai este constrâns de locație. Datorită progreselor tehnologice, tot mai mulți angajați pot lucra de la distanță, fie de acasă, la o cafenea sau chiar la un spațiu de lucru în comun.
Există multe beneficii de a avea o locație de lucru flexibilă. Pentru angajați, poate însemna un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată, mai multă independență și libertate și capacitatea de a lucra de oriunde în lume. Pentru angajatori, poate însemna costuri generale reduse, productivitate crescută și capacitatea de a atrage talente de top. Cu tot mai multe companii care adoptă locații flexibile de lucru, este clar că acesta este viitorul muncii.
În Oraroo, pe lângă spațiile tradiționale de birouri, o locație de lucru este orice alt spațiu care are o adresă. Acesta poate fi casa proprie, a unui partener, prieten sau a unei rude, un spațiu organizat pentru lucrul în comun sau chiar de la biroul clientului, ori de câte ori un proiect o cere.
Politica companiei poate decide că anumite tipuri de locuri de muncă sunt permise numai cu aprobarea cuiva. De exemplu, sunt cazuri în care lucrul de la birou este norma, în timp ce lucrul de acasă poate fi permis doar dacă este aprobat de superior. Cu toate acestea, există și alte cazuri în care birourile companiei sunt mici, iar utilizarea lor este supusă unei limite de posturi de lucru care pot necesita o rezervare prealabilă.
Toate aceste situații sunt susținute pe deplin de Oraroo.
Locul de desfașurare a muncii angajaților poate fi la sediile angajatorului, ale clienților, sau acasă (telemuncă)
Managerul poate programa locul de desfășurare a muncii în funcție de nevoile concrete:
- la client, când este cazul;
- la sediile proprii luând în calcul capacitatea acestora (cu rezervarea unui birou sau în regim de birou flexibil);
- acasă la angajat, la una din adresele declarare de către acesta.
De asemenea, angajații pot solicita ei înșiși o modificare a planificării locului de desfășurare a muncii, iar companiile pot decide ca astfel de acțiuni să fie supuse sau nu aprobării superiorului ierarhic.
O procedură formală electronică în companii pentru a permite angajaților să solicite să lucreze de acasă are multe avantaje. Va ajuta Echipa de Resurse Umane să proceseze acest tip de solicitări mai ușor și rapid și să aibă întotdeauna o situație la zi despre colegii care sunt la birou, lucrează la biroul clienților sau lucrează de acasă. De asemenea, angajații și managerii vor aprecia transparența și ușurința acestui proces.
Oraroo ajută companiile să simplifice un astfel de proces. Pentru a iniția o solicitare de lucru de acasă, angajații vor urma acești pași:
- accesează secțiunea Calendarul meu;
- click pe butonul „+” sau selectează direct din calendar perioada dorită;
- alegeți tipul de solicitare „Planificarea locației de lucru”;
- în cazul în care angajații au mai multe adrese de lucru (ex: un angajat are domiciliu în Buzău, dar locuiește cu chirie în București, uneori poate lucra din Buzău, alteori din București), o vor selecta din lista de adrese pe cea potrivită la acel moment. Lista de adrese de la care angajații pot lucra de acasă este anterior definită de Echipa de Resurse Umane, în funcție de cazul fiecărui angajat;
- trimite cererea de aprobare.
Cererile de lucru de acasă sunt în general aprobate de managerii direcți, dar dacă au nevoie de a doua opinie în luarea deciziei, pot cere aprobare suplimentară de la un alt membru al echipei, membru al proiectului etc.
Mesaje către Angajați
Pentru a construi și a menține o echipă coerentă și eficientă, o bună comunicare este esențială, mai ales atunci când membrii echipei lucrează de la distanță.
Atunci când comunici cu angajații care lucrează de la distanță, este foarte important să fii clar și concis în comunicarea ta, pentru a evita confuziile sau neînțelegerile, dar și pentru a face mesajul cât mai ușor de citit, evidențiind cuvintele cheie și folosind marcatori pentru a structura subiecte mai lungi.
Comunicați prea mult, mai degrabă decât subcomunicați: este mai bine să trimiteți un mesaj mai multor persoane decât este necesar decât prea puțin. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași pagină și că nimeni nu se simte lăsat pe afară sau în întuneric. Pe de altă parte, este important ca astfel de mesaje să fie concentrate pe o singură idee, astfel încât toată lumea să înțeleagă de ce trebuie să o citească și să o înțeleagă.
În Oraroo poți face un mesaj atât de plăcut pe cât ți-l dorești, putând folosi diverse fonturi, evidențieri sau chiar emoticoane. În același timp, pot atașa și documente în care angajații pot găsi mai multe detalii în cazul în care sunt cu adevărat interesați de subiect.
În comparație cu e-mailurile clasice, în Oraroo poți urmări cine a citit mesajele respective sau confirmă că le-a înțeles, făcându-l și un instrument foarte util pentru a transmite rapid mesaje într-un context contractual sau chiar legal.
Sondaje de Opinie a Angajaților
Sondajele de climat intern sunt un instrument valoros pentru a măsura satisfacția angajaților și pentru a înțelege factorii care contribuie la un mediu de lucru pozitiv sau negativ. Chestionând angajații în mod regulat, organizațiile pot identifica problemele din timp și pot lua măsuri pentru a le rezolva înainte ca acestea să devină probleme mai mari.
Atunci când construiți un sondaj de climat intern, este important să luați în considerare ce tip de informații doriți să colectați și cum veți folosi rezultatele. Doriți să vă concentrați pe domenii specifice, cum ar fi un anumit proces sau o procedură, sau doriți să obțineți o imagine de ansamblu asupra satisfacției angajaților?
Odată ce ați decis ce tip de date doriți să colectați, trebuie să decideți cum veți administra sondajul. Oraroo vă poate ajuta să faceți din aceasta o experiență cât mai plăcută. Nu numai că vă permite să îl proiectați într-un mod ușor de citit și interesant, ci vă și ajută să îl promovați angajaților și să-i încurajați să participe.
Uneori ați dori ca angajații companiei să răspundă la subiecte dificile fără teama de consecințe neplăcute, iar Oraroo este un mandat de încredere pentru un astfel de anonimat. Odată ce un sondaj este definit ca anonim în Oraroo, doar angajatul însuși poate vizualiza răspunsurile furnizate. Toți ceilalți din companie care au un acces administrativ în Oraroo, fie HR sau management, vor vedea doar numărul de răspunsuri sau comentariile furnizate, fără posibilitatea de a le lega de o persoană reală.
În orice situație, Oraroo vă ajută să împărtășiți rezultatele sondajului cu angajații și să comunicați acțiunile care vor fi întreprinse pentru a aborda orice domenii de îngrijorare.
Sondajele regulate ale climei sunt o modalitate valoroasă de a măsura satisfacția angajaților și de a vă asigura că organizația dvs. este un loc excelent pentru a lucra.
În cadrul unei organizații, sondajele de opinie pot fi create de către diferite departamente sau echipe, cum ar fi departamentul de cercetare de piață, departamentul de comunicare, echipa de marketing, echipa resurse umane. Prin intermediul Oraroo, acestea vor putea:
- defini sondaje personalizate, cu întrebări multiple sau deschise și diverse variante de răspuns;
- distribui sondaje către angajații din cadrul organizației;
- colecta automat răspunsurile la sondaje. Acestea sunt stocate într-o bază de date și pot fi ulterior analizate prin intermediul rapoartelor;
- automatiza anumite procese, cum ar fi transmiterea de notificări către angajați, economisind timp și efort pentru organizație.
Cum poți defini un nou sondaj în Oraroo?
Pentru început, se menționează câteva detalii minime despre sondaj.
- Accesează secțiunea dedicată sondajelor din zona HR Admin - Secțiunea Sondaje;
- Click pe butonul „+” pentru adăugarea unui nou sondaj;
- Specifică informațiile de bază, cum ar fi Denumirea Internă, Titlul și Descrierea;
- Dacă e nevoie ca numele angajaților să rămână anonim atunci când completează răspunsurile, bifează câmpul „Anonim”. În caz contrar, vei vizualiza numele angajaților când faci verificarea răspunsurilor;
- Selectează starea sondajului: În lucru – atunci când procesul de elaborare sau de administrare către angajați este încă în desfășurare, Publicat – atunci când angajații îl pot accesa și răspunde la întrebări. Procesarea informației și completarea răspunsurilor nu sunt încă încheiate sau Î nchis – atunci când răspunsurile la întrebări au fost procesate, iar angajații nu îl mai pot accesa pentru a răspunde la întrebări.
- Click pe butonul Salvare pentru a salva informațiile de bază ale sondajului.
După adăugarea informațiilor de bază, vei fi redirecționat în pagina de Detalii Sondaj , unde vei putea adăuga întrebările care vor alcătui sondajul respectiv, din secțiunea Întrebări Sondaj .
Pentru a adăuga o întrebare:
- Click pe butonul „+” din secțiunea Întrebări Sondaj ;
- Specifică denumirea întrebării;
- Setează numărul și denumirea opțiunilor de răspuns. Dacă nu este cazul, întrebarea va avea un răspuns deschis;
- Poți seta de care întrebări și răspunsuri să depindă apariția în sondaj a noii întrebări;
- Selectează ordinea de apariție în sondaj a întrebării;
- Click pe butonul Salvare pentru a adăuga întrebarea.
După salvarea întrebării vei fi redirecționat în ecranul Detalii Sondaj , ecran din care ai adăugat și prima întrebare. În continuare, pentru a adăuga și alte întrebări pe sondaj, fie clonezi întrebări deja existente și le modifici denumirile, fie urmezi aceiași pași enumerați anterior până ai terminat de adăugat toate întrebările.
Preluarea Datelor de Prezență din Sistemele de Acces Automatizate
Pe măsură ce organizațiile se străduiesc să îmbunătățească securitatea și siguranța angajaților, reducând în același timp costurile, ele apelează la sisteme de acces automatizate pentru a le ajuta să atingă aceste obiective. Aceste sisteme pot furniza date de prezență valoroase care pot fi utilizate pentru a îmbunătăți securitatea, siguranța și eficiența, reducând în același timp costurile.
Folosind funcționalitatea standard de import, astfel de date pot fi încărcate în Oraroo, apoi utilizate pentru analize suplimentare de către manageri, pentru a putea compara cu pontajele raportate, orele suplimentare etc. Ca parte a pachetului Enterprise, un import de astfel de date poate fi, de asemenea, automatizat, astfel încât poate ajunge în Oraroo în timp aproape real, oferind colegilor vizibilitate asupra prezenței și oportunități imediate de colaborare.