Programele de lucru flexibile devin din ce în ce mai populare pe măsură ce companiile se străduiesc să ofere un echilibru mai bun între viața profesională și viața personală pentru angajații lor. Un program de lucru flexibil este un aranjament între un angajator și un angajat care îi permite angajatului să-și modifice orele de început și de sfârșit, precum și să facă pauze în timpul zilei, după cum este necesar.
Există multe beneficii ale programelor de lucru flexibile atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Angajații care au un program de lucru flexibil constată adesea că sunt capabili să își echilibreze mai bine viața profesională și cea personală. Acest lucru poate duce la creșterea productivității și a satisfacției la locul de muncă, precum și la scăderea nivelului de stres. Angajatorii care oferă program de lucru flexibil constată adesea că angajații lor sunt mai implicați și mai implicați în locurile lor de muncă.
Dacă vă gândiți să implementați un program de lucru flexibil la compania dvs., există câteva lucruri de care trebuie să aveți în vedere. În primul rând, este important să comunicați în mod clar așteptările și regulile aranjamentului tuturor angajaților. În al doilea rând, va trebui să fiți flexibil pentru a vă adapta nevoilor angajaților. În cele din urmă, asigurați-vă că evaluați aranjamentul în mod regulat pentru a vă asigura că satisface nevoile atât ale angajaților, cât și ale companiei.
Oraroo poate organiza programul de lucru flexibil al echipei dumneavoastră într-un mod care să aducă atât satisfacții pentru angajat, cât și să fie înțeles și acceptat de toată lumea din companie.
Program de Lucru
Nu există un răspuns unic atunci când vine vorba de ce tip de program de lucru este cel mai bun. Cel mai bun program de lucru pentru tine depinde de nevoile și preferințele tale individuale, iar Oraroo suporta majoritatea modelelor de program de lucru.
Iată câteva tipuri frecvent întâlnite de programe de lucru care trebuie luate în considerare, împreună cu avantajele și dezavantajele lor.
1. Normă întreagă. Un program de lucru cu normă întreagă presupune de obicei munca de 40 de ore pe săptămână. Beneficiile muncii cu normă întreagă includ un salariu regulat, acces la beneficiile angajaților și oportunitatea de a avansa în carieră. Dezavantajul este că munca cu normă întreagă poate fi solicitantă și poate lăsa puțin timp pentru orice altceva.
2. Part-time. Un program de lucru cu fracțiune de normă presupune să lucrezi mai puține ore decât un program cu normă întreagă. Beneficiile muncii cu fracțiune de normă includ un program flexibil, capacitatea de a rezolva alte angajamente și niveluri reduse de stres. Dezavantajul este că munca cu normă parțială plătește adesea mai puțin decât munca cu normă întreagă și poate fi mai greu de găsit.
3. Flexibil. Un program de lucru flexibil vă permite să variați ora de început și de sfârșit în fiecare zi a săptămânii. Beneficiile unui program de lucru flexibil includ capacitatea de a rezolva alte angajamente și capacitatea de a profita de timpul de nefuncționare. Dezavantajul este că un program de lucru flexibil poate fi mai puțin stabil decât un program de lucru obișnuit și poate fi văzut ca nu oferă aceleași oportunități de avansare în carieră.
4. Industriile specializate necesită alte tipuri de program de lucru, cum ar fi lucrul 12 ore cu pauză de 24 sau 48 de ore, lucrul în ture flexibile etc.
Majoritatea companiilor au un program de lucru standardizat. În același timp, și din ce în ce mai frecvent, companiile doresc să ofere angajaților lor mai multă flexibilitate în a-și defini programul de lucru, atât din punctul de vedere al orei de început/sfârșit dar și al numărului de ore lucrate în anumite zile.
Acest lucru poate da mare bătaie de cap echipelor de HR sau managerilor, dar astfel de situații sunt foarte ușor de gestionat cu Oraroo.
În afară de program normal cu normă întreagă, în Oraroo poți avea și angajați cu:
- program normal cu normă parțială,
- început/sfârșit flexibil de program,
- program inegal.
În acest fel, nu mai trebuie să depui un efort special pentru a gestiona situațiile de acest gen.
Managementul concediilor
Când vine vorba de vacanțele angajaților, există câteva lucruri de reținut pentru a asigura un flux de lucru fără probleme.
În primul rând, resursele umane trebuie să fie capabile să definească diferite tipuri de absențe în diferite scopuri: de la vacanțe bine meritate, până la tratarea bolii și îngrijirea nou-născutului, până la concediu pentru unele evenimente speciale din viața angajatului, precum și cele cerute de lege pentru a permite participarea. vreo datorie publică.
Apoi, este important să existe o politică clară în ceea ce privește vacanța disponibilă. Acest lucru va ajuta la evitarea oricărei confuzii sau frustrări din partea angajaților și a managerilor. În Oraroo angajații pot vizualiza zilele rămase de concediu, fie din anii curenti, fie din anii trecuți, în funcție de legislația muncii.
În cele din urmă, este important să aveți un flux de lucru flexibil și simplu. Oraroo implementează un flux de lucru pentru absențe care permite angajaților să comunice indisponibilitatea lor foarte rapid managerului și echipelor, oferind în același timp eventuale documente justificative ulterior.
Folosind Oraroo pentru gestionarea cererilor de absență, puteți asigura un proces de vacanță fără stres pentru toți cei implicați.
Oraroo este primul pas când angajații tăi își plănuiesc vacanța. În calendarul propriu își selectează perioada în care vor lipsi, iar cererea pleacă imediat pe fluxul de aprobare.
Dacă este vorba de alte situații decât concediul de odihnă, va trebui selectat și tipul de absență, conform regulilor definite de HR. Dacă aceste reguli presupun și atașarea unor documente justificative, acest lucru poate fi făcut imediat sau mai târziu, atunci când acestea sunt disponibile. De asemenea, inițiatorii vor putea să își stabilească înlocuitorul pe perioada respectivă, care va fi notificat imediat despre asta.
Imediat dupa inițierea cererii, absența este vizibilă în ecranul de calendar al echipei, așa încât toți colegii pot afla imediat că echipa nu funcționează în formulă completă, pentru a se organiza rapid în acest sens.
Ca pentru orice flux de lucru în Oraroo, managerul direct va primi solicitarea în lista lui de sarcini, unde poate decide să o aprobe, să ceară acordul unui alt coleg sau clarificări de la inițiator.
Cu Oraroo poți gestiona concediile stabilite prin lege și diverse alte politici proprii de concedii.
În afară de sărbatorile legale sau dreptul minim pentru concediul de odihnă conform legislației, poți oferi angajaților tăi zile suplimentare de concediu pentru diverse scopuri.
Poți crea chiar și propriile tipuri de concedii – inclusiv pentru a gestiona situații temporare cum ar fi ziua liberă pentru vaccinare anti-COVID, recensământ, etc, cu limită setată în zile pe an, sau chiar în ore.
Oraroo va actualiza automat numărul de zile de concediu pe an pentru fiecare angajat, inclusiv dacă ai stabilit în companie o politică de creștere a disponibilului odată cu vechimea angajaților.
Angajații tăi vor să știe permanent câte zile libere mai au disponibile.
Cu Oraroo, angajații tăi nu își mai calculează singuri acest lucru și, în același timp, nici nu iau din timpul vreunui coleg de la HR ca să o facă.
E atât de simplu cu Oraroo. Fiecare angajat are la dispoziție o secțiune cu disponibilul de zile libere cât și utilizate, pe fiecare categorie de concediu.
În același timp, managerii și echipa HR au vizibilitatea dreptului la concediu, adus la zi, pentru întreaga echipă. În acest fel vor putea planifica diferitele proiecte pentru a asigura succesul acestora, protejând în același timp echilibrul profesional-personal al angajaților.
Managementul orelor suplimentare
Orele suplimentare sunt adesea văzute ca un rău necesar la locul de muncă. Poate fi o sursă de venit suplimentar pentru angajați, dar poate duce și la oboseală și epuizare.
Când vine vorba de gestionarea orelor suplimentare, cheia este să găsești un echilibru. Nu trebuie să se aștepte ca angajații să lucreze prea mult timp, dar, în același timp, orele suplimentare nu trebuie folosite ca cârjă pentru a evita angajarea de personal suplimentar.
Există câteva lucruri pe care angajatorii le pot face pentru a gestiona orele suplimentare într-un mod echitabil atât pentru angajați, cât și pentru companie:
1. Asigurați-vă că angajații sunt la curent cu politicile privind orele suplimentare înainte de a începe să lucreze.
2. Stabiliți linii directoare clare pentru când și cum pot fi lucrate orele suplimentare.
3. Evitați solicitările de ultimă oră pentru ore suplimentare. Dacă este posibil, planificați din timp și acordați angajaților cât mai mult preaviz posibil.
4. Oferiți alternative la orele suplimentare, cum ar fi programul de lucru flexibil sau lucrul de acasă.
5. Încurajați angajații să ia pauze în timpul perioadelor prelungite de ore suplimentare.
6. Limitați numărul de ore suplimentare pe care angajații le pot lucra într-o anumită perioadă.
7. Oferiți compensații suplimentare pentru angajații care lucrează în mod regulat ore suplimentare.
8. Monitorizați volumul de muncă al angajaților pentru a vă asigura că nu sunt supraîncărcați.
9. Fii înțelegător când angajații trebuie să-și ia timp liber pentru a se recupera după orele excesive de muncă.
10. Aveți un plan în vigoare pentru a face față creșterilor neașteptate ale volumului de muncă.
Pentru a preveni abuzul de către angajatori, orele suplimentare sunt un aspect al muncii foarte reglementat. Pentru că sunt atât de multe documente implicate. multe companii preferă să o evite pe cât posibil sau pur și simplu ignoră faptul că personalul trebuie să lucreze mult timp pentru a-și atinge obiectivele.
Oraroo poate schimba asta. Respectând legile muncii și facilitând acest proces, Oraroo transformă orele suplimentare într-un instrument valoros pentru companii, care le pot folosi într-un mod care aduce, de asemenea, valoare angajaților și nu le afectează echilibrul esențial dintre muncă și viață.
Situațiile neprevăzute în proiecte sau în activitatea de zi cu zi pot duce la efectuarea de ore suplimentare. Solicitarea de ore suplimentare trebuie să poată fi făcută rapid de către manager, dar și să fie formalizată conform reglementărilor în vigoare.
În Oraroo, fiecare manager poate solicita rapid ore suplimentare pentru membrii echipei sale. Aceste cereri efectuate vor ajunge imediat la angajați, iar aceștia vor putea confirma la fel de rapid solicitările, având și posibilitatea de a le refuza.
Orele suplimentare aprobate și efectuate vor apărea în calendarul personal al fiecărui angajat pentru compensare prin timp liber în termenul specificat prin lege.
Ulterior, pontajul de salarizare va reflecta corespunzător atât orele suplimentare efectuate de angajați, cât și recuperările cu timp liber sau celelalte metode de compensare prevazute legal.
Gestiunea recuperării orelor suplimentare este în general un proces consumator de timp.
El presupune:
- Evidența operațională a orelor de recuperat și perioada de recuperare
- Întreținerea evidenței recuperărilor/compensărilor, cu impact în pontajul de salarizare
În Oraroo atât echipele HR cât și managerii au la dispoziție o situatie clară a orelor suplimentare efectuate:
- Termenul legal până la care acestea pot fi recuperate de angajați
- Câte din acestea au fost compensate cu timp liber, dar și cele care nu au putut fi recuperate, din diverse motive.
Toată această situație este evidențiată și în pontajul de salarizare, fiind ușor de calculat compensările salariale pentru situațiile în care orele suplimentare nu pot fi recuperate în termenul legal specificat.
Operațiuni Program de Lucru
Operațiunile asociate programului de lucru sunt esențiale pentru funcționarea cu succes a oricărei afaceri. Un program de lucru bine organizat poate ajuta companiile să-și atingă obiectivele și să-și îmbunătățească profitul. Iată câteva lucruri importante în această direcție:
1. Urmăriți orele angajaților. A ști câte ore lucrează angajații tăi în fiecare săptămână este esențial pentru a te asigura că afacerea ta funcționează fără probleme. Oraroo vă permite să țineți evidența orelor angajaților permițând acestora să ponteze la începutul sau la finalul programului, în fiecare zi.
2. Asigurați-vă că timpul angajaților este programat corespunzător. Odată ce știți câte ore lucrează angajații dvs., puteți începe să le programați în consecință, pentru ca aceștia să se odihnească corespunzător și pentru ca afacerea dvs. să funcționeze fără probleme.
3. Comunicați cu angajații. Odată ce aveți un program de lucru stabilit, este important să comunicați cu angajații dvs. despre acesta. Anunțați-i când trebuie să vină la muncă, care sunt îndatoririle lor și orice altceva trebuie să știe. O bună comunicare va ajuta să vă asigurați că angajații dvs. își pot face treaba în mod corespunzător.
4. Fii flexibil. Lucrurile se schimbă și programul tău de lucru ar trebui să se poată schimba odată cu ele. Dacă trebuie să faceți modificări în program, asigurați-vă că comunicați acest lucru angajaților dvs. De asemenea, flexibilitatea înseamnă să permiteți și angajaților să aibă grijă de eventuale probleme personale și să recupereze ulterior orele de program pierdute.
5. Aveți un plan de rezervă. Lucrurile vor merge inevitabil prost, așa că este important să aveți un plan de rezervă. Dacă un angajat nu poate ajunge la programul său, ar trebui să aveți pe cineva care să-l acopere. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți afacerea să funcționeze fără probleme chiar și atunci când lucrurile merg mai puțin bine.
Acesta poate fi exportat în format Excel direct de pe platforma, în funcție de luna și compania selectată.
Documentul exportat conține informații despre: timpul lucrat conform program de lucru și norma de lucru zilnică, interval de timp lucrat, tipuri de concedii efectuate.
Pentru că adesea documentul reprezintă o modalitate de transmitere informații către partenerul de servicii de salarizare, se exportă și o serie de informații adiționale:
- zile de concediu rămase disponibile sau efectuate în avans;
- călătorii de afaceri desfășurate;
- posturile, departamentele și centrele de cost pe care sunt alocați salariații;
- informații necesare pentru plată (ex. conturi) cât și transmiterea electronică a “fluturașilor” de salarii (ex. adrese email);
- ore suplimentare, în funcție de tipul acestora (ore program obișnuit, ore de noapte, ore sărbători legale, ore weekend) și metoda lor de compensare.
Închiderea de lună este un proces de “înghețare” a datelor referitoare la prezență, pentru a asigura o bază stabilă a calculelor salariale.
În fapt, după închiderea de lună nu se mai pot modifica înregistrările referitoare la programul de lucru sau concedii. Exportul pontajului de salarizare poate fi apoi efectuat fără a mai putea suferi modificări ulterioare.
Pe baza acțiunilor angajaților asupra butoanelor, Oraroo întreține un jurnal de prezență.
Alternativ, acesta se poate completa și automat pe baza programului de lucru stabilit.
Pe baza jurnalului platforma generează conținutul Foii Colective de Prezență. Se reduce astfel efortul depus de responsabilul cu administrarea prezenței în cadrul organizației.
Foaia Colectivă de prezență obținută conține:
- ora de început și sfârșit program;
- timpul petrecut în pauză;
- câte ore au fost lucrate efectiv.