Administrarea Resurselor Umane se concentrează pe procesele și procedurile care sunt urmate pentru a gestiona resursele umane în cadrul unei companii. Aceste fluxuri de lucru pot varia în funcție de dimensiunea și nevoile organizației, dar există câteva elemente comune care sunt de obicei incluse.
Primul pas este identificarea forței de muncă de care este nevoie. Aceasta include structurarea personalului necesar, abilitățile și experiența pe care ar trebui să le posede și sarcinile pentru care vor fi responsabili. Odată identificată nevoia, urmează recrutarea și procesul de selecție.
Când angajații au confirmat acceptarea ofertei și semnarea contractului, ei trebuie să fie integrați în companie. Aceasta înseamă atât asigurarea inventarului necesar, accesului la sistemele organizației, cât și formarea și orientarea, astfel încât să își poată îndeplini sarcinile de serviciu în mod eficient. În plus, procesul de onboarding ar trebui să includă și o confirmare a parcurgerii politicilor și procedurilor companiei.
Odată ce angajații își desfășoară activitatea, 0vor trebui să fie sprijiniți în mod continuu. Acest lucru începe cu capacitatea de a oferi răspunsuri rapide la solicitările obișnuite ale angajaților, necesare pentru a-și îndeplini în mod corespunzător munca. Urmează apoi colectarea și oferirea de feedback, revizuirea performanței, coaching și dezvoltare profesională, sau alte procese obligatorii din punct de vedere legal. Pentru asta, management-ul și echipa de HR vor avea nevoie rapidă de informații legate de activitatea angajaților și indicatori lor operaționali.
Oraroo oferă o modalitate eficientă de a face față întregului spectru de activități de administrare a resurselor umane, permițând companiilor să dezvolte o forță de muncă eficientă și eficientă.
Structura organizatorică și angajati
Pe măsură ce companiile își dezvoltă și își extind operațiunile, acestea trebuie adesea să-și reevalueze și să își ajusteze structurile organizaționale. Structura organizatorică a unei companii este modul în care aceasta este configurată pentru a-și atinge obiectivele. Există multe tipuri diferite de structuri organizaționale, iar Oraroo le sprijină pe toate.
Cel mai comun tip de structură organizațională este o structură ierarhică, în care există un lanț clar de comandă și autoritate. Acest tip de structură este simplu și eficient și funcționează bine pentru companiile care au o diviziune clară a muncii. Cu toate acestea, structurile ierarhice pot fi inflexibile și lente să răspundă la schimbare.
Un alt tip comun de structură organizațională este o structură matricială. Într-o structură matriceală, există mai mult de un lanț de comandă, iar angajații raportează la mai mult de un manager. Acest tip de structură este mai flexibil decât o structură ierarhică și poate ajuta companiile să răspundă rapid la schimbările de pe piață. Cu toate acestea, structurile matriceale pot fi confuze și dificil de gestionat.
Cea mai bună structură organizatorică pentru o companie depinde de nevoile sale specifice. Companiile mari au adesea operațiuni complexe și trebuie să poată răspunde rapid la schimbări. Pentru aceste companii, o structură matrice poate fi cea mai bună opțiune. Companiile mai mici pot fi capabile să se descurce cu o structură ierarhică mai simplă.
În cele din urmă, cea mai bună structură organizațională pentru o companie depinde de dimensiunea, industria și obiectivele acesteia și, de fapt, este cea care ajută cel mai bine o companie să-și atingă obiectivele.
Poți construi și actualiza organigrama firmei tale, compusă din entități organizaționale care sunt structuri de conducere de diverse niveluri (departament, divizie, birou, serviciu).
Astfel, echipa ta are vizibilitate permanentă asupra organigramei companiei, din mai multe perspective:
- A ierarhiei de structuri / unități organizaționale,
- A pozițiilor din diverse unități organizaționale, ocupate sau nu de colegii tăi, și a conducătorilor acestor unități (similar cu un stat de funcții în formă grafică),
- A ierarhiei de subordonare operațională, atunci când aceasta este diferită de ierarhia unităților organizaționale.
În constituirea unităților organizaționale, poți defini posturile din componența acestora, cât și numărul de poziții conform bugetului aprobat. Tot aici se înregistrează și postul care are rol de conducător al unității organizaționale.
În general, o companie poate administra diverse tipuri de contracte de muncă. Echipa de Resurse Umane are posibilitatea de a administra în Oraroo contracte de muncă full-time, part-time și timp-flexibil. Fiecare angajat are propriul său ecran de detalii, unde pot fi accesate informații referitoare la data angajării, programul de lucru, poziția sau situația zilelor de concediu.
Dinamica activității companiilor necesită asigurarea de resurse umane cu expertiză specifică pe perioade de timp temporare. De aceea în Oraroo, pe langă angajați, poți ține și evidența Partenerilor de Servicii ce sprijină proiectele Companiei pe o perioadă limitată (ex. personal închiriat, consultanți externi).
Poți acorda Partenerilor de Servicii acces limitat de vizualizare a informației în Oraroo, având posibilitatea de a accesa doar următoarele secțiuni:
- Pontaj proiect: înregistrează timpul lucrat doar pe proiectele la care este alocat;
- Calendarul meu: verifică proiectele pe care are alocare sau poate solicita zile libere;
- Cheltuielile mele: înregistrează cheltuieli care vor fi transmise spre decontare către echipa financiară.
Tendința grupurilor de companii care împart aceleași sisteme este în creștere. Principalele avantaje ale acestei abordări sunt reducerea costurilor și creșterea eficienței. Prin consolidarea diferitelor procese și sisteme de afaceri, organizațiile pot evita duplicarea și suprapunerea, ceea ce poate duce la economii semnificative de costuri.
În plus, utilizarea în comun a sistemelor va ajuta organizațiile să îmbunătățească mult comunicarea și colaborarea între diferite departamente și unități de afaceri. Când toată lumea folosește aceeași platformă, este mai ușor să faci schimb de informații și idei și să lucrezi împreună la proiecte. Acest lucru poate duce la îmbunătățirea eficienței și a productivității.
Oraroo susține această abordare prin standard. Una dintre companiile din grup devine titularul de cont Oraroo, apoi toate companiile din grup sunt înregistrate cu un tip special de Unitate Organizațională, cu structura proprie de divizii și departamente dedesubt.
Această abordare permite un nivel mare de flexibilitate, permițând unui grup de companii să lucreze împreună ca un întreg, generând în același timp separat rezultatele relevante din punct de vedere reglementare, cum ar fi exportul de salarii sau facturarea, pentru fiecare companie individuală din grup.
Contracte Angajați și Dosarul lor Electronic
Când vine vorba de contractele angajaților și de administrarea documentelor, există câteva lucruri cheie de reținut. În primul rând, este important să aveți un contract clar și concis, care să sublinieze așteptările atât ale angajatorului, cât și ale angajatului. Contractul ar trebui să includă lucruri precum sarcinile de serviciu, salariul și beneficiile.
Pe lângă contract, există alte câteva documente importante care ar trebui păstrate la dosarul angajatului, cum ar fi fișa postului, care subliniază îndatoririle și responsabilitățile specifice ale angajatului, documentele cerute de lege furnizate de angajat ca parte a procesului de intrare și integrare în companie, și alte documente care reflectă cererile și justificările angajaților, modificări de poziție, etc.
Este foarte important să existe un sistem pentru urmărirea și gestionarea documentelor angajaților. A avea un sistem bun în vigoare vă va ajuta să vă asigurați că toate documentele necesare sunt ușor accesibile și că nimic nu se pierde. Este important să le mențineți organizate și la zi. Aceasta înseamnă revizuirea și actualizarea regulată a documentelor, după cum este necesar, și păstrarea acestora într-o locație centrală, unde pot fi accesate cu ușurință atât de angajator, cât și de angajat.
Oraroo poate fi depozitul dumneavoastră electronic al documentelor angajaților, astfel încât să vă asigurați că contractele angajaților și administrarea documentelor sunt atât eficiente, cât și eficiente.
Oraroo vă permite să definiți tipuri de documente care permit atât clasificarea corectă a documentelor angajaților, cât și stabilirea nivelurilor de confidențialitate. Puteți decide la ce documente are acces angajatul, precum și la ce are acces managerul direct.
Oraroo oferă posibilitatea înregistrării și accesării electronice a dosarului de angajat. Să ai toate informațiile despre un angajat vizibile într-un singur loc face activitatea ta, ca responsabil de Resurse Umane, mult mai ușoară.
Dosarul de angajat poate fi accesat din ecranul de Detalii Angajat, care este disponibil pentru fiecare persoană angajată în companie. Oferă o imagine completă a datelor acelui angajat, de la începutul contractului de muncă.
Date precum actele necesare angajării (copie Carte de Identitate, Fișă de Aptitudine conform controlului de Medicina Muncii, diverse declarații, certificate naștere / căsătorie, Fișa Postului, CV-ul etc.), contractul individual de muncă, alte acte adiționale la contractul de muncă, diplome de studii / cursuri absolvite, orice alte documente pe care compania le consideră utile la dosarul angajatului pot fi stocate în secțiunea de Atașamente - Dosar Angajat . Poți încărca link-uri către site-uri externe sau atașa documente, fiind acceptate diverse formate de fișiere precum pdf, excel, word, jpg, png etc.
In Oraroo, se pot declanșa diverse fluxuri care îi implică în mod direct pe Angajați (aprobare cereri concediu, aprobare deconturi de cheltuieli, aprobare planificare loc de muncă etc.), iar ca manager sau responsabil de resurse umane e posibil să soliciți anumite documente de la angajat, în funcție de situație.
Un caz des întâlnit este aprobarea unui concediu medical. Compania va avea nevoie de documentele doveditoare (certificatele medicale) pentru a aproba un astfel de concediu. Angajații pot încărca pe flux documentele solicitate, iar mai departe acestea sunt salvate în detaliile fiecarui angajat, pe secțiunea Atașamente - Alte documente. Astfel, responsabilii de resurse umane au acces rapid la date și documente, iar riscul de pierdere al documentelor încărcate pe flux este considerabil redus.
Cu Oraroo, echipele de Administrare a Resurselor Umane pot gestiona detalii legate de angajare, cum ar fi:
- Informații despre contract - data angajării, data semnării, numărul contractului, data și motivul încetării;
- Informații despre locul și tipul muncii - post, punct de lucru, existența clauzelor de telemuncă, norma și programul de lucru;
- Compensații și beneficii - salariu, zile de concediu sau altele;
- Dosarul angajaților: toate documentele legate de resursele umane, cum ar fi copie de identitate, certificate de căsătorie, certificate de naștere, declarații de muncă etc.
- Calificări: abilități, cunoștințe sau abilități profesionale;
- Diverși indicatori pentru a evidenția profitabilitatea și cheltuielile în companie.
Pentru fiecare angajat există un ecran dedicat cu detaliile descrise mai sus, care poate fi accesat doar de către echipele de administrare a resurselor umane.
Rapoarte și Indicatori Calculați
Indicatorii operaționali și de performanță sunt instrumente folosite de companii pentru a înțelege mai bine activitatea angajaților și pentru a le măsura productivitatea. Urmărind acești indicatori, companiile pot identifica zonele în care angajații au nevoie de îmbunătățiri și pot face modificări pentru a crește productivitatea.
Există o varietate de indicatori operaționali și de performanță pe care companiile pot urmări, cum ar fi:
-Numărul de apeluri de vânzări efectuate
-Numărul de e-mailuri trimise
- Numărul de sarcini finalizate
-Numărul de tichete de suport rezolvate
Urmărirea indicatorilor operaționali și de performanță al angajaților se poate face manual sau prin utilizarea unui software.
Pentru fiecare tip de flux de lucru al angajatului, Oraroo calculează un set de indicatori operaționali la nivel de angajat, care ar putea fi folosiți și pentru a măsura performanța acestuia. Managerii direcți, dar și top managementul și HR pot monitoriza acești indicatori de angajați și pot urmări evoluția lor în timp.
Ori de câte ori astfel de indicatori sunt calculați într-un sistem extern, valorile lor pot fi importate în Oraroo, oferind o vedere corelată care poate ajuta la înțelegerea nivelurilor de implicare a angajaților și la conducerea programelor de dezvoltare profesională.