Tabulky jsou velmi snadné na používání a flexibilní. Ale společnosti mají tendenci přetěžovat tabulky za hranice jejich možností. A pak se stávají příliš obtížnými k řízení. Věnovaná online platforma přináší procesy založené na nejlepší praxi, aktuální s legislativními změnami a jednotnou verzí "pravdy". Také usnadňuje spolupráci týmů a snižuje úsilí o údržbu dat. Je to řešení pro podniky, které jsou připravené na růst a potřebují automatizaci.
- Proč se nám líbí tabulky?
- Kdy selhávají tabulky?
- 1. Spolupráce je nepraktická
- 2. Chybí jediný zdroj pravdy
- 3. Udržování tabulek se rychle stává velkou hlavolamní
- 4. Existují i další důvody, proč tabulky selhávají?
3. Přístup Oraroo
Tabulky jsou velmi snadno použitelné a flexibilní. To jsou jejich silné stránky.
Také jsou levné k implementaci a snadno použitelné. A ne-IT uživatelé mohou snadno implementovat jednoduché podnikové řídicí funkce.
Vidíme dokonce mnoho "softwarových" startupů v raných fázích realizovat své nápady pomocí tabulek. Je to skvělý způsob, jak začít a fungovat. Může pomoci overifikovat nápad startupu před zapojením se do samotné konstrukce softwaru.
Ale společnosti mají tendenci tlačit tabulky za jejich limity. A ty se rychle stávají příliš obtížnými pro správu.
2.1 Spolupráce je nepraktická
Klasickým příkladem je situace, kdy dva uživatelé otevírají stejnou tabulku a provádějí na ní změny. Tabulka je nejčastěji navržena tak, aby ji aktualizoval pouze jeden uživatel najednou. Kdo přenese změny na disk jako první? Jsou modifikovaná data stejná? Budou v konfliktu?
Je možné použít online verze tabulek, které adresují zmíněné konflikty dat? Nicméně, s rostoucími online tabulkami se jejich používání stává stále obtížnějším. Stále těžší je najít relevantní informace v obrovském objemu dat. Někdy hraje roli i připojení a čas přístupu se prodlužuje. Ale co se stane, když někdo smaže sdílený soubor online?
Použití tabulky k řízení procesu se zaměstnanci, kterých je méně než pět, je pravděpodobně proveditelné, ale pouze pro jednoduché procesy a při nízkém objemu dat. Nad tuto úroveň, buď vzhledem k složitosti nebo počtu uživatelů, začíná být problematické.
Jaká jsou rizika?
- Konflikt dat
- Duplikace času a úsilí
- Náklady na údržbu nebo zásah IT specialisty, dokonce i pro jednoduché požadavky na data
Jaké jsou výhody specializované online platformy?
- Více uživatelů může současně udržovat data s možností sledování změn
- IT prvky, které brání náhodnému přepsání dat
- Správné řízení procesů s vyšší složitostí a velkým počtem uživatelů
2.2 Absence jednoho zdroje pravdy
Tabulky lze propojit s centrálními úložišti dat, ale často to není případ.
Zkušenost nám ukazuje, že existují různé kopie dat, které jsou nezávisle ovládány různými lidmi. Z toho vyplývá, že implementace a design tabulek se stávají velmi "osobní". Někdy se v "volném textu" objevuje velké množství informací. Jinak manipulovaná data mohou mít různou interpretaci uživatele a tabulky.
Jaká jsou rizika?
- Duplikace úsilí
- Chybějící zdroj "pravdy"
- Obtížné využití "volného textu" pro analýzu dat
- Špatné rozhodnutí založené na nepřesných datech
Jaké výhody přináší specializovaná online platforma?
- Jedinečná databáze a eliminace duplikátů
- Jediný zdroj pravdy na úrovni společnosti
- Produktivní rozhodnutí založená na správných datech a se stejným významem na úrovni společnosti
2.3 Údržba tabulek brzy přerůstá v velký problém
Tabulky, které mají základní využití, jsou buď zcela izolované, nebo vytvořeny a používány jedním člověkem. Pokud jsou používány více lidmi po delší dobu, málokdy jsou původními autory.
Podnikání se vyvíjí, procesy se mění. Mění se i legislativa. Občas jsou zapotřebí změny.
Pokud původní autor tabulky není přítomen, je extrémně obtížné provést změny nebo udržet funkčnost tabulky.
Změny provedené různými lidmi v průběhu času představují nejednotný přístup, definice, popisy a vzorce. To může generovat nekonzistence v datech, která jsou obtížně použitelná nebo sladitelná.
Nakonec, ruční zadávání dat a následné kopírování může generovat chyby. Některé chyby jsou zřejmé, jiné jsou zcela nezřetelné a právě ty, které uniknou, jsou nebezpečné, protože se mohou replikovat dále a do dalších tabulek.
Jaká jsou rizika?
- Existence různých autorů (a způsobů vnímání informací) ztěžuje používání a sladění dat
- Chybějící původní autoři ztěžují údržbu tabulek
- Chyby se snadno vkrádají a opakují
Jaké výhody přináší specializovaná online platforma?
- Jedinečný design s procesy založenými na osvědčených postupech a aktualizovanými s právními změnami
- Eliminace chyb dat kontrolou ve webové aplikaci i jednotnou logikou procesů
- Přístup k datům na základě přístupových práv (čtení/upravování)
2.4 Existují i další důvody, proč tabulky selhávají
- Někdy je nutností, aby klienti měli přístup k informacím v tabulkách - jsou potřeba mechanismy pro přístup k datům
- Někdy potřebuje servisní proces data z jiných zdrojů - například z jiných systémů nebo dokonce externích (dostupných přes API). I když je to teoreticky možné v tabulkách, je to složité a obtížné na provozování a údržbu
- Často uživatelé servisních procesů chtějí nebo potřebují přístup odkudkoliv, možná dokonce i z mobilních zařízení
- Firma je připravena expandovat a tabulky se stávají stále obtížnějšími
Všechny tyto důvody vedou k tomu, že společnosti přesouvají své firemní procesy na specializované online platformy.
Oraroo je specializovaná online platforma dostupná v cloudovém prostředí (SaaS), která implementuje procesy založené na osvědčených postupech a aktualizované legislativou, aby zvýšila efektivitu a ziskovost poradenských a outsourcingových společností.
Použitím Oraroo je dosaženo jediného zdroje pravdy v oblasti provozu, obchodních aspektů a také administrace lidských zdrojů. Na základě těchto dat lze učinit správná rozhodnutí, která jsou nezbytná pro růst podnikání.