Žádný systém vždy nezůstane dokonalým řešením. S časem se začnou projevovat nedostatky řešení. Když se tyto nedostatky stávají patrnými, je čas vážně uvažovat o novém řešení. Vyjasňování požadavků vaší organizace, hodnocení alternativ, výběr řešení a rozhodnutí o implementaci je proces, který vyžaduje čas a zapojení. Při implementaci je důležité, jak spravujete změny dat a migraci, stejně jako tým, který provádí implementaci.
Mnoho firem pravděpodobně má určitý systém lidských zdrojů. Je velmi pravděpodobné, že tento systém pokrývá pouze část celé řady základních procesů lidských zdrojů.
Nepokryté procesy
Pro procesy, které nejsou pokryté systémem, se používají e-maily, tabulky a různé rozhovory prostřednictvím systémů okamžitého sdělení. Snaha udržet pod kontrolou procesy realizované touto formou je velká, neustálá a údržbářsky náročná, což ji časem činí neuskutečnitelnou.
V těchto případech je rozhodnutí o nasazení prakticky již učiněno pro vás.
Pokryté procesy
Když však nahrazujete software, situace je odlišná. Protože již máte systém a ten pravděpodobně funguje. Proto musíte zjistit, co nefunguje a které příležitosti dosud nevyužíváte.
S časem, zejména ve rostoucích firmách, se potřeby mění. Žádný systém nezůstane vždy perfektním řešením. A s časem začnou vady řešení postupně vystoupit na povrch.
Jedním z nejzřejmějších příznaků potenciálních vad je, když zaměstnanci nepoužívají systém. Někdy je systém příliš složitý nebo obtížný, takže námaha při používání je příliš velká a neznamená již žádnou hodnotu.
Signály mohou také spočívat v nedostatku legislativních aktualizací, kde je to potřeba. Například nařízení GDPR vyvolalo mnoho diskusí o území, ve kterém jsou data uložena. Aplikace hostované mimo EU vyžadují speciální opatření a zaměstnanci mohou mít výhrady ohledně ochrany svých dat. Uložení dat v EU by snadno vyřešilo obtíže. Nedostatek řešení proměňuje obtížnost v vadu.
Když jsou vady stávajícího řešení již zřejmé, je čas vážně zvážit nové řešení.
Požadavky
Prvním krokem je vytvořit analýzu nákladů a přínosů specifickou pro váš podnik, abyste mohli nahradit jeden systém druhým.
To vyžaduje širokou sbírku požadavků. Analýze požadavků na hodnocení systému by měla být rozšířena i mimo implementaci. Mělo by být také zvažováno, jaké požadavky by existovaly v období po implementaci.
Je také důležité přiřadit prioritám požadavky, tzv. "musí mít" a "pěkné mít". Rámec pro přiřazení priorit, který lze použít pro úspěch tohoto přístupu, je MoSCoW.
Až v tomto okamžiku začnete provádět analýzu a hodnocení dostupných řešení z hlediska prioritizovaných požadavků relevantních pro konkrétní situaci vašeho podniku.
Věnujte čas požadavkům a hodnocení
Zpřesňování požadavků vašeho podniku, hodnocení alternativy, volba a rozhodování o implementaci je proces, který vyžaduje zapojení. A především jsou zde adresovány aspekty organizační povahy a také relativní k pracovnímu způsobu (současnému a po implementaci). Proto je nutné vyčlenit potřebný čas, časové období i množství pracovní doby klíčových osob podniku, zainteresovaných stran v implementaci / změně.
"Personalizace" při hodnocení
Při hodnocení systémů se často diskutuje o personalizaci - změně datové sady nebo výchozího chování systému v rámci funkcionality.
Může se to stát pastí! Flexibilita personalizace zvyšuje složitost implementace a vyžaduje osoby ve vaší organizaci s pokročilým školením v daném systému, aby dosáhly počáteční konfigurace a udržovaly a rozvíjely ji v průběhu času.
Existují organizace, které si mohou dovolit náklady na takové odborné zdroje a mají zavedený provozní model a kulturu, které jsou zvyklé na správu a zlepšování procesů jako součást jejich denních aktivit. V tomto případě je řízení personalizace řízeno a skutečně se stává výhodou flexibility. A potom má smysl, aby se systém mohl přizpůsobit způsobu práce organizace.
Nedoporučujeme však, aby se malé organizace nebo organizace na začátku cesty nebo organizace, které rychle rostou, věnovaly příliš velkou pozornost personalizaci. Nejprve nedosáhly optimálního operačního modelu, spíše podléhají náhlým a někdy i radikálním změnám, nejsou zvyklé na měření a postupné zlepšování procesů, zdroje jsou omezené. V tomto kontextu spíše získávají efektivitu z procesů již začleněných do funkcionalit platforem a které jim umožňují soustředit své úsilí a zdroje na růst a přizpůsobení podnikání (a méně na jemnou optimalizaci podpůrných funkcí). Zde má více smysl, aby se organizace přizpůsobila způsobu, jakým systém funguje.
V tomto posledně uvedeném kontextu je výhodné, aby vybraný poskytovatel systému působil jako partner pro budoucí vývoj. S vytvořením potenciálních nových požadavků vyplývajících z dospívajícího operačního modelu může váš podnik požádat o jejich začlenění do osvědčených postupů, které budou pak dostupné prostřednictvím platformy. Skrze tuto spolupráci získají obě strany, a váš podnik má záruku vývoje systému s novými požadavky.
Tým implementace
Vybrat řešení je jedna věc a zcela jiná věc je jej implementovat do provozu. Pomoc týmu implementace od dodavatele je klíčovým prvkem úspěšnosti a rychlosti implementace. Pro malou společnost může doba implementace trvat 2-3 týdny. Pro střední nebo velkou společnost může být doba implementace až 6-8 týdnů.
Migrace dat
Důležitým bodem implementačního projektu je migrace dat. A hodně času implementace je věnováno právě této oblasti.
Nejčastější problémy jsou spojené s kvalitou zdrojových dat - data nejsou kompletní nebo správná. To vyžaduje opakované aktualizace a opětovné aktualizace ve zdrojových systémech nebo tabulkách, ve kterých byla data doposud udržována.
Dalším problémem je ověření správnosti migrace dat v novém cílovém systému. Pokud je sada dat tak velká, že přesahuje možnosti manuálního ověření, je nutné dosáhnout systematického přístupu k ověřování, který může zahrnovat automatizaci. Například pro úplnost - všechna vstupní data byla nahrána. Další příklad, kvalita - provádění součtů různých souborů hodnot dat a porovnávání výsledků mezi zdrojovými systémy a cílovým systémem a/nebo vzorkové ověření.
Kvalifikovaný a zkušený tým implementace navrhne migraci dat a její ověření tak, aby byla přizpůsobena konkrétní situaci vaší organizace (extrakce dat z systémů vaší organizace, vytvoření korespondence významu polí ve vašich systémech s těmi v novém softwaru atd.)
Řízení změn
Bez ohledu na velikost vaší organizace, implementace informačního systému je vlastně digitální transformace, což je procesní změna, podporovaná IT infrastrukturou aplikací. Jelikož se jedná o změnu, musí být řízena. Musí být identifikována a pověřena osoba zodpovědná za změnu a musí jednat jako majitel této změny. Komunikace výhod, usnadnění návrhu a implementace optimálních procesů pro vaši organizaci a boj proti odporu jsou klíčové prvky řízení této role.
A aby se zaměřili zpět na začátek, osoba zodpovědná za změnu musí držet těsný kontakt a přísně dodržovat hierarchii prioritet stanovených na začátku, aby byla schopna v případě potřeby vést nebo rozhodovat během implementace.
Implementace systému není IT ani HR projekt. Je to ve prospěch celé organizace.