Flexibilní pracovní harmonogramy se stávají stále populárnějšími, protože společnosti usilují o lepší vyvážení pracovního a soukromého života svých zaměstnanců. Flexibilní pracovní harmonogram je dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která zaměstnanci umožňuje měnit své začátky a konce pracovní doby a také brát si přestávky během dne podle potřeby.
Existuje mnoho výhod flexibilních pracovních harmonogramů pro zaměstnance i zaměstnavatele. Zaměstnanci, kteří mají flexibilní pracovní harmonogram, často zjistí, že lépe zvládají vyvážení pracovního a soukromého života. To může vést k vyšší produktivitě a spokojenosti na pracovišti a snížení stresového faktoru. Zaměstnavatelé, kteří nabízejí flexibilní pracovní harmonogramy, často zjišťují, že jejich zaměstnanci jsou více zapojení a loajální k jejich pracovním povinnostem.
Pokud zvažujete zavedení flexibilního pracovního harmonogramu ve vaší firmě, je důležité jasně komunikovat očekávání a pravidla dohody všem zaměstnancům. Za druhé, budete muset být sami flexibilní, abyste se přizpůsobili potřebám zaměstnanců. Nakonec pravidelně posuzujte tuto dohodu, abyste zajistili, že vyhovuje potřebám jak zaměstnanců, tak společnosti.
Oraroo může organizovat flexibilní pracovní harmonogramy vašeho týmu tak, aby byly pro zaměstnance přínosné a zároveň dobře pochopené a přijaté všemi ve společnosti.
Pracovní plán
Když se jedná o to, jaký typ pracovního plánu je nejlepší, neexistuje žádná univerzální odpověď. Nejlepší pracovní plán pro vás závisí na vašich individuálních potřebách a preferencích a Oraroo podporuje většinu z nich.
Zde je čtyři běžné typy pracovních plánů, které stojí za zvážení, společně s jejich výhodami a nevýhodami.
1. Plný úvazek. Plný pracovní plán obvykle znamená práci 40 hodin týdně. Výhody plného úvazku zahrnují pravidelnou výplatu, přístup k zaměstnaneckým výhodám a příležitost postoupit ve vaší kariéře. Nevýhodou je, že plný úvazek může být náročný a zanechává málo času na cokoli jiného.
2. Zkrácený úvazek. Zkrácený pracovní plán znamená pracovat méně hodin než plný úvazek. Výhody zkráceného úvazku zahrnují flexibilní plán, možnost pracovat kolem jiných závazků a nižší úroveň stresu. Nevýhodou je, že zkrácený úvazek často platí méně než plný úvazek a může být obtížné ho najít.
3. Flexibilní. Flexibilní pracovní plán vám umožňuje měnit začátek a konec pracovní doby každý den v týdnu. Výhody flexibilního pracovního plánu zahrnují možnost pracovat kolem jiných závazků a možnost využít volného času. Nevýhodou je, že flexibilní pracovní plán může být méně stabilní než pravidelný pracovní plán a může být vnímán jako neumožňující stejné příležitosti pro rozvoj kariéry.
4. Specializované odvětví vyžaduje jiné typy pracovních plánů, jako je práce 12 hodin s 24 nebo 48 hodinovou přestávkou, práce ve flexibilních směnách atd.
Většina společností má standardizovaný pracovní rozvrh. Zároveň však čím dál více společností chce svým zaměstnancům nabídnout větší flexibilitu při definování jejich pracovního rozvrhu, jak z hlediska začátku/koncového času, tak počtu odpracovaných hodin v určitých dnech.
To může být pro týmy lidských zdrojů nebo manažery velkou hlavolamem, ale situace jako tato jsou velmi snadno řešitelné s pomocí Oraroo.
Kromě běžného plného úvazku v Oraroo můžete mít také zaměstnance s:
- částečným úvazkem,
- flexibilním začátkem/koncem,
- nepravidelným rozvrhem.
Nemusíte již tedy vynakládat mnoho úsilí na řešení situací podobné této.
Nepřítomnosti
Pokud jde o dovolenou zaměstnanců, je třeba mít na paměti několik věcí, aby byl zajištěn plynulý pracovní postup.
Za prvé, personalisté musí být schopni definovat různé typy nepřítomností pro různé účely: od zasloužené dovolené, přes řešení nemoci a péči o novorozence, až po čerpání volna pro zvláštní události v životě zaměstnance, stejně jako požadované zákonem pro účast na veřejné službě.
Dále je důležité mít jasnou politiku týkající se dostupné dovolené. To pomůže předejít jakémukoli zmatku nebo frustraci ze strany zaměstnanců a manažerů. V Oraroo mohou zaměstnanci vidět zbývající dny dovolené, a to jak z aktuálního, tak z minulých let, v závislosti na pracovním právu.
Nakonec je důležité mít flexibilní a jednoduchý pracovní postup. Oraroo implementuje pracovní postup pro absenci, který umožňuje zaměstnancům velmi rychle sdělit svou nedostupnost manažerovi a týmům, zatímco případné ospravedlňující dokumenty mohou být dodány později.
Používáním Oraroo pro správu žádostí o nepřítomnost můžete zajistit plynulý a bezstresový proces dovolené pro všechny zúčastněné.
Oraroo je prvním krokem, když zaměstnanci plánují dovolenou. Ve vlastním kalendáři si vyberou období, ve kterém budou nepřítomní, a žádost okamžitě pokračuje na schvalovací proces.
Pokud se mají někam případně odebrat jiným důvodem než dovolenou, budou muset vybrat typ nepřítomnosti podle pravidel stanovených personalistou. Pokud tyto pravidla také požadují připojení podpůrných dokumentů, je to možné provést okamžitě nebo později, až budou k dispozici. Zaměstnanci také mohou specifikovat svou náhradu během doby nepřítomnosti, o čemž je bezprostředně informován.
Ihned po spuštění žádosti je nepřítomnost viditelná na obrazovce kalendáře týmu, takže všichni kolegové okamžitě vědí, že tým není v daný den kompletní, aby se rychle organizovali.
Stejně jako u jakéhokoli pracovního postupu v Oraroo, přímoředitel obdrží žádost ve svém seznamu úkolů, kde se může rozhodnout ji schválit, požádat o schválení od jiného kolegy nebo o vysvětlení od iniciátora.
S Oraroo můžete spravovat povinné dovolené a specifické politiky absence.
Kromě zákonných svátků a minimálního nároku na placenou dovolenou podle zákona můžete svému týmu nabídnout dodatečné dny neúčasti z různých důvodů.
Dokonce můžete rychle vytvořit vlastní typy dovolené, které lze aktivovat pouze na omezenou dobu, s limitem dní za rok nebo dokonce hodin.
Oraroo automaticky aktualizuje dostupný čas dovolené každý rok pro zaměstnance, přičítaje také vaše politiky, které zvyšují dostupnou dovolenou s jejich věrností.
Váš tým chce kdykoli vědět, kolik dní dovolené ještě mají k dispozici.
S Oraroo nemusí zaměstnanci počítat sami a zároveň nepotřebují zabírat čas svého kolegy z personálního oddělení.
S Oraroo je to tak jednoduché: Každý zaměstnanec si může zkontrolovat sekci na platformě, kde jsou již všechny dostupné a použité dny dovolené spočítány, podle každé kategorie nepřítomnosti.
Zároveň manažeři a personální tým mohou vidět aktuální dostupnou dovolenou celého týmu. Díky tomu jsou schopni lépe plánovat své projekty a zajistit jejich úspěch při zachování rovnováhy mezi prací a osobním životem zaměstnanců.
Přesčas
Overtime je často považován za nezbytné zlo na pracovišti. Může to být zdroj dodatečného příjmu pro zaměstnance, ale zároveň může vést k únavě a vyhoření.
Když jde o řízení přesčasové práce, klíčem je najít rovnováhu. Zaměstnanci by neměli být očekáváni, že budou pracovat nadměrný počet hodin, ale zároveň nemělo by se přesčasová práce používat jako záplatka pro vyhnutí se přijetí dalšího personálu.
Zaměstnavatelé mohou udělat několik věcí, aby řídili přesčasovou práci způsobem, který je spravedlivý jak pro zaměstnance, tak pro podnik:
1. Ujistěte se, že zaměstnanci jsou seznámeni s politikou přesčasové práce před tím, než začnou pracovat.
2. Stanovte jasné směrnice pro to, kdy a jak může být přesčasová práce vykonávána.
3. Vyhněte se žádostem o přesčasovou práci na poslední chvíli. Pokud je to možné, plánujte dopředu a poskytněte zaměstnancům co nejvíce času k oznámení.
4. Nabídněte alternativy k přesčasové práci, jako například flexibilní pracovní dobu nebo práci z domova.
5. Podporujte zaměstnance, aby si brali přestávky během dlouhých období přesčasové práce.
6. Omezte množství přesčasové práce, kterou zaměstnanci mohou vykonat v určitém období.
7. Poskytujte dodatečnou kompenzaci zaměstnancům, kteří pravidelně pracují přesčas.
8. Sledujte pracovní zatížení zaměstnanců, aby bylo zajištěno, že nejsou přetíženi.
9. Buďte pochopitelní, když zaměstnanci potřebují čas na zotavení po nadměrné práci.
10. Mějte připraven plán pro řešení neočekávaného nárůstu pracovního zatížení.
Aby se zabránilo zneužívání zaměstnavateli, je práce přesčasů výrazně regulována. Kvůli velkému množství dokumentace s tím mnoho podniků preferuje ji co nejvíce vyhnout nebo jednoduše ignorovat skutečnost, že zaměstnanci musí pracovat dlouhé hodiny pro dosažení svých cílů.
Oraroo to může změnit. Tím, že je v souladu s pracovními zákony a zároveň tento proces co nejjednodušší, Oraroo proměňuje přesčasy ve cenný nástroj pro podniky, které ho mohou používat způsobem, který přináší hodnotu zaměstnancům a neovlivňuje klíčovou rovnováhu mezi pracovním životem a soukromím.
Nečekané situace v projektech nebo v denní činnosti mohou vést k přesčasům. Žádost o přesčasy musí být rychle vystavena manažerem, ale musí být také formalizována podle zákona.
V Oraroo může každý manažer rychle požádat o přesčas pro členy svého týmu. Tyto žádosti dorazí k zaměstnancům okamžitě, a budou je moci stejně rychle potvrdit, přičemž budou mít také možnost je odmítnout.
Schválené a odpracované přesčasy se objeví v osobním kalendáři každého zaměstnance pro kompenzaci volným časem, v rámci období stanoveného zákonem.
Následně bude export mezd správně odrážet jak přesčasy odpracované zaměstnanci, tak i odměny s volným časem nebo jiné metody povolené zákonem.
Správa obnovení nadčasových hodin je obecně časově náročný proces.
Předpokládá se:
- Provozní záznam představující hodiny, které je třeba obnovit, a dobu obnovy
- Příprava záznamů o obnovení/kompenzacích s dopadem na výplatu
V aplikaci Oraroo mají jak týmy zaměstnanců, tak manažeři jasnou situaci ohledně přesčasových hodin:
- Právní termín, do kterého zaměstnanci mohou obnovit přesčasové hodiny
- Kolik přesčasových hodin bylo kompenzováno volným časem, ale také ty, které nelze z různých důvodů obnovit.
Tato situace je také zvýrazněna v přehledu výplat, což usnadňuje výpočet kompenzací mzdy pro případy, kdy přesčasové hodiny nelze obnovit v daném právním termínu.
Plán práce operací
Pracovní plánování je klíčové pro úspěšný provoz jakéhokoli podniku. Mít dobře organizované pracovní plány může pomoci firmám dosáhnout svých cílů a zlepšit své hospodářské výsledky. Zde je několik tipů pro pracovní plánování:
1. Sledujte pracovní dobu zaměstnanců. Vědět, kolik hodin zaměstnanci pracují každý týden, je důležité pro hladký chod vašeho podniku. Můžete použít software pro sledování času nebo můžete zaměstnancům umožnit odbíjet čas při příchodu a odchodu z práce každý den.
2. Ujistěte se, že je pracovní doba zaměstnanců řádně naplánována. Jakmile víte, kolik hodin zaměstnanci pracují, můžete je začít přizpůsobovat tak, aby dostali správné množství odpočinku a aby váš podnik mohl fungovat plynule.
3. Komunikujte se zaměstnanci. Jakmile máte pracovní plán, je důležité se o něm dorozumět se zaměstnanci. Dejte jim vědět, kdy mají přijít do práce, jaké mají povinnosti a cokoli dalšího, co potřebují vědět. Dobrá komunikace pomůže zabezpečit, že zaměstnanci budou schopni své práce provádět správně.
4. Buďte flexibilní. Věci se mění a váš pracovní plán by se měl s nimi měnit. Pokud potřebujete změnit svůj plán, ujistěte se, že o tom své zaměstnance informujete. Flexibilita také znamená umožnit zaměstnancům řešit osobní záležitosti a nahradit ztracené pracovní hodiny později.
5. Mějte záložní plán. Věci se nepříznivě změní, je tedy důležité mít v záloze plán na případ nouze. Pokud zaměstnanec nemůže nastoupit do svého plánu, měl byste mít někoho, kdo ho za něj může nahradit. Toto pomůže udržet chod vašeho podniku plynulý i v případě problémů.
Lze jej exportovat přímo z platformy ve formátu Excel, v závislosti na vybraném měsíci a společnosti.
Exportovaný dokument obsahuje informace o: odpracovaném čase podle pracovního plánu a denní sazební, odpracovaném časovém rozmezí, nebo o typech dovolených.
Protože dokument často slouží jako prostředek předávání informací partnerovi pro platby mezd, jsou také exportovány dodatečné informace:
- zbývající nebo předčasně odebrané dny volna;
- uskutečněné služební cesty;
- pozice, oddělení a nákladová centra, ke kterým jsou zaměstnanci přiřazeni;
- informace nezbytné pro platbu (např. účty) a elektronické přenosy výplat (např. e-mailové adresy);
- přesčasy v závislosti na jejich typu (pravidelné pracovní hodiny, noční hodiny, zákonné svátky, víkendové hodiny) a jejich odměna.
Uzavření měsíce je proces "zamrzání" údajů souvisejících s docházkou, aby se zajistila stabilní základna pro výpočet mezd.
Ve skutečnosti po skončení měsíce nelze již změnit záznamy týkající se pracovního plánu nebo dovolené. Vývoz výplaty tak může být proveden bez možnosti dalších změn.
Na základě akcí zaměstnanců na tlačítkách udržuje Oraroo docházkový záznam.
V případě potřeby může být docházkový záznam automaticky vyplněn na základě stanoveného pracovního plánu.
Na základě záznamu platforma generuje obsah Společného zprávy o docházce. Tímto způsobem se snižuje úsilí osoby zodpovědné za správu docházky v organizaci.
Získaná Společná zpráva o docházce obsahuje:
- začátek a konec programu;
- čas strávený během přestávky;
- kolik hodin bylo skutečně