Разгледайте фактурирането на проектите като още една услуга, която вашият сервиз предоставя на клиентите. Това е начинът, по който осигурявате, че фактурите, свързани с проектите, са така добри, колкото услугите, които предоставяте. Интегрираните решения за автоматизация на цифровия работен процес, проследяване на проекти и фактуриране подпомагат точните, пълни и своевременни процеси по фактуриране. Понесените грешки в небрежни фактури вредят на бизнеса. Точните и ясни фактури казват на клиентите, че компанията цени професионализма.
- "Последно впечатление"
- Преди фактуриране
- При фактуриране
- След фактуриране / изпращане на фактурата
- Фактурирането е услуга, предоставяна на клиента
- Подходът на Oraroo
- Предимството на Oraroo
Професионалните организации за услуги се основават на здрави клиентски взаимоотношения във всички сфери на дейност. "Последното впечатление" - а именно фазата на фактуриране на проекта - може да бъде особено критично. Ако този процес се управлява неправилно, клиентите могат да загубят доверие в своя доставчик на услуги и да решат да преместят бизнеса си навън.
Повредата, причинена на бизнес взаимоотношенията от проблеми с фактурирането, на голяма степен е самопричинена. За някои компании фактурирането се смята за малко повърхностно действие. Често фактурите получават малко внимание или значение. В действителност, фактурите правят повече отколкото казват на клиентите колко дължат. Те отразяват цялостния образ на доставчика. Безразсъдни и пълни с грешки фактури вредят на бизнеса. От друга страна, точни и ясни фактури казват на клиентите, че компанията цени професионализма.
Компаниите, които показват уважение към своите клиенти чрез последователността на своите фактуриращи процедури, създават предположението, че ще получат уважение в замяна.
На практика, това може да означава своевременно плащане на фактурите, без проблеми, за пълната сума, дължима.
Като следвате някои най-добри практики преди, по време и след подготовката на фактури, вашата професионална организация за услуги може да подобри процеса по фактуриране на проектите си. По този начин можете да получите още едно ниво на уважение и да се уверите, че "последното впечатление", оставено на клиента, е положително.
Оптималният процес на издаване на проектирана фактура започва преди издаването на фактурите и включва отговор на няколко основни въпроса.
Кога трябва да фактурирам?
Този въпрос се отнася до основните условия на проекта и до това кога може да се издаде проектната фактура. Това може да бъде календарна дата или да включва критерии за постигане на съгласие относно датата на издаване на проектната фактура. Издаването и изпращането на фактура на половината от проекта, когато клиентът предполага, че няма да дойде, докато работата не бъде завършена, може само да предизвика напрегнати разговори. Важно е да знаете кога клиентът очаква да бъде фактуриран за вашите услуги.
Кой получава фактурата?
Контактното лице на клиента за проект и контактното лице за фактури не са задължително едно и също. Грешната насоченост на фактура може да забави потокът от пари. Положете усилие да определите "Кой получава сметката?" в началото на проекта. Така стимулирате своевременното плащане от страна на клиентите и предотвратявате неподходяща цифра в процеса.
Са ли необходими други документи?
Някои проектирани фактури може да изискват съпровождащи документи. Те могат да бъдат толкова прости, колкото касови бележки или отчети за разходи. Обаче те могат също така да включват обоснования за извършената дейност (на базата на графици за време по проект) или доклад за предаване-приемане на сложни доставки. Както и при изпращането на фактура на грешното лице, изпращането на фактура без тези записи влошава имиджа на вашата организация. И също така може да генерира забавяне на плащането.
Дизайнът на фактурата често се персонализира специално за всеки професионален услугодавец. Но независимо от подредбата, всяка проектна фактура трябва да включва всичката необходима информация, за да помогне на клиента да разбере и обработи фактурата ефективно. Ако липсват ключови детайли или те са лошо представени, клиентът може да се обърка. Ако направите това трудно за вашия клиент, може да го раздразните. Той не трябва да се изненадва, когато сметката ви завърши в края на списъка му за плащане на сметки.
Всяка проектна фактура трябва да включва тези основни елементи, които ще създадат добра воля сред клиентите и почти винаги ще доведат до своевременно плащане на фактурата:
- Професионално фирмено заглавие - име на фирмата, адрес за кореспонденция, телефонен номер, имейл адрес и уебсайт
- Информация за контакт с клиента - име, адрес и телефонен номер на получателя на сметката
- Номер и дата на фактурата - номер на фактурата, дата на издаване, краен срок за плащане
- Подробен списък - Описание на услугите/продуктите, дата на завършване/покупка, доставени количество (часове/бройки), ставка (на час/на бройка) и финансови детайли (суми на редовете, субтотали, данъци и обща сума)
- Начин на плащане - банковата сметка на доставчика
Безспорно, цифровият процес на издаване на фактури е отличен начин за работа.
Но фактурите трябва да бъдат изпращани навреме и на правилните хора, съответно на правилните имейл адреси.
Също така е важно да ги регистрирате в счетоводната система, за да следите плащането от страна на клиента.
За да се гарантира, че "Последното впечатление" на клиентите за компанията ви е добро, запазете равното темпо и в последната фаза. Разглеждайте фактурирането на проектите като още една услуга, която вашата професионална фирма предоставя на клиентите. По този начин се уверявате, че фактурите, свързани с проектите, са толкова добри, колкото и услугите, които сте предоставили. Потокът на пари и списъкът с бъдещи проекти ще останат високи при клиентите.
За фазата "преди фактуриране" Oraroo ви позволява да прегледате услугите, които могат да бъдат фактурирани по съответния договор (например услуги, чиито период за фактуриране е изтекъл). Може да се избере кои услуги да включите във фактурата.
Внимание преди да започнете процеса на издаване на фактурата е да проверите наличността на имейл адрес за изпращане на фактури и при необходимост да го потвърдите.
При фактурирането, можете да изберете различни типове шаблони/формати на фактури. Например, на някои клиенти се изпраща само фактурата.
Други клиенти получават фактурата заедно с детайли (например доклад за дейността).
Също по време на фазата на фактуриране, Oraroo позволява проверка на данните за фактуриране на клиента, както и преглед на услугите. В този преглед на редовете на фактурата, се допускат и промени (които също могат да следват потвърждаващ процес).
След завършване на процеса на фактуриране, фактурата може да се изпрати на клиента по имейл. Статусът на фактурата може да се преглежда на екрана по фактури.
Функционалната интеграция между операциите по проекта и договорите позволява директно поемане на отработеното време и постигнатите резултати в изчисляването на фактурата. Тази интеграция осигурява пълна връзка от данни между оперативното и търговското проследяване. Това е основна предпоставка за процес, който постоянно доставя правилни, пълни и навременни фактури.
Техническата интеграция на Oraroo с решенията за електронна поща позволява незабавното изпращане на фактурите на клиентите, веднага след като бъдат потвърдени в процеса. Автоматизирането на този процес премахва ръчните усилия за идентификация на адресите за фактуриране и изпращане на имейли и е предпоставка за изпращане на фактури навреме.
Моделът за дистанционна работа на компаниите за креативни и професионални услуги изисква решения за управление на работата.
В момент, когато много компании търсят да увеличат продуктивността си, чрез централизиране на информацията в едно цялостно и реално време виждане, се отстранява риска от прекомерно разпределение на задачите и проектните мениджъри се упълномощават да вземат предвидливи решения.
В същия контекст на дистанционната работа, служителите трябва да имат лесен достъп до информация, свързана с работата, както и бързи и цифрови процеси за управление, за да поддържат високо ниво на ангажираност.
Отговаряйки на горепосочените нужди, Oraroo цели да подобри оперативната и финансова ефективност на компании за професионални услуги и обединява в една система управление на проекти, управление на ресурси, ценообразуване и фактуриране на договори, управление на труда, бизнес анализ и интеграция със съществуващи системи.
Изпробвайте Oraroo напълно безплатно! или Пробна версия тук!